Toggl Trackを興味あるけど、いまいち使い方が分からないな。
Projects/Tagsってなんだ？
画面を日本語にできないのかな？
このような疑問をお持ちですか？Toggl Trackの使い方でお困りの方へ
本記事では、Toggl Track使い方を３ステップで分かりやすく解説していきます。
Toggl Track(トグルトラック)とは
仕事効率化のための時間管理ツールです。
現在はサービスは英語でのみ提供されていて、日本語版はありません。しかし、非常にシンプルなので一度使い方を学んでしまえば、英語でも問題なく使えます。
Toggl Track（トグルトラック）の使い方を３ステップで解説
準備 Toggl Trackに登録
まだ登録をしていない方は、Toggl Trackに登録をしましょう。こちらのリンクから登録画面行ったら、Try for Freeをクリックします。
Google、Apple、またはメールアドレスのいずれかを選択して登録します。
ちなみにTogglには、Toggl Planと Toggl Hireという別のサービスがあるので、間違えないように気を付けてください。
既にアカウントをお持ちの方は、Sign up(登録)ではなく、Log in(ログイン)をしてください。
ステップ1. 記録の準備をする
ステップ1は、これから作業に集中するぞー！という準備です。自分がこれから行う作業を明確にします。
What are you working on?に、これから何の作業をするか記入します。
メモ書きのようなもので、自由に書いて大丈夫です。日本語でも英語でも問題ありません。空欄でも大丈夫です。後から修正もできます。
例えば、筋トレの時間をトラッキングする場合は、What are you working on?に”筋トレ 腹筋”と記入します。
What are you working on?に書いた内容はレポート画面で、フィルターに使用することができます。”腹筋”でフィルターをかけると、腹筋を鍛える筋トレを何時間やったかを確認することができます。
仕事で使う場合は、”〇〇社向け提案資料作成”、”〇〇社とのミーティング”など、後で見た時に理解できるものを記入すればいいと思います。
+ Create a new projectから、プロジェクトを作成＆追加します。
プロジェクトは、カテゴリのようなものです。何をカテゴリにするかは、時間管理をする目的によって変わると思います。
私は習慣化を目的としてTogglを使用しているので、[筋トレ・ブログ・読書・勉強]など習慣化したい項目を、プロジェクトとして作成しています。
仕事の時間を計測したい場合は、[クライアントミーティング・メール対応・提案資料作成・エンジニアへの依頼・ミーティング準備]などがプロジェクトになると思います。
Project nameを記入したら、work space/client/private projectの設定はオプションなので、変更をしないままCreate Projectをクリックします。プロジェクト名もプロジェクトの紐づけも後から修正できます。
ステップ2. 記録をする
ステップ2は、ステップ1で明確にした作業の記録を開始します。タイマーを使って時間を測ると、マルチタスクを防ぎ、１つの作業に集中することができます。
開始ボタンを押して作業をスタートします。
例として、英語のリスニングの勉強時間をトラッキングします。ポッドキャストを使って、組織心理学教授のアダムグランドさんの番組”Work Life”を聞いたとします。
もし作業を始める前に開始をするのを忘れてしまった場合
タイマー起動中でも開始時間の修正が可能です。
1. カウントされた時間をクリック
2. STARTを修正
作業を修了したら停止ボタンをクリック。
作業を修了しているのに、停止ボタンを押すのを忘れてしまった場合
タイマー停止後に終了時間を修正もできます。
1. タイマーを停止
2. リストに上がった記録の時間をクリック
3. STOPの修了時間を修正
ステップ3. レポートを見る
Togglで時間を集計する目的はクライアントへの請求や業務効率化など色々あると思います。それによってレポートの見方は変わってきます。
ここでは一例として、私が普段使っているレポートの活用方法ご紹介いたします。私のレポートを見る目的は「達成感に浸る＆今後の作戦を練る。」です。
ReportsのSummaryで達成感を得る
Summaryは、プロジェクト別の合計時間が見ることができます。
例えば、期間を先月にすると、「これだけやったのか~」と達成感を得ることができます。
お恥ずかしながら、私の先月のTogglの記録を公開するとこんな感じです。仕事以外の記録に使用していますが、ほぼブログしかやってないです・・
先月のブログの時間は、39時間25分です。ここで「自分よく頑張ったな~」と達成感に浸ります。成長している感を感じるために、比べるのは過去の自分がいいと思います。
１年前はブログを始めてもいなかったので、それと比べるとかなりの成長を感じられます。前に進んでいる感覚はモチベーションを上げてくれるので、定期的に自分の過去の成果を振り返るのはオススメです。
ReportsのWeeklyで傾向を見る
Weeklyは、日別/プロジェクト別の記録時間を確認できます。
「意外とほぼ毎日継続できてるな」、「この日はサボっているな」、「長く作業できたな」など、傾向が見えてきます。
TimerのWeekly calenderでさらに分析する
さらに詳しく見たい場合は、Timer > Weekly calenderを開きます。時間帯・曜日ごとに記録を確認できます。
「先週どの時間帯だと長く作業できたか？」「どの時間帯だと作業時間が短くなってしまうか？」「サボってしまう曜日はいつか？」など、自分の行動パターンが分かります。
ここで見つけた傾向を元に、「もっと朝早くから作業を始めることはできないか？」「もっと集中できる時間に作業時間を移動させようか？」「もっと作業時間を短くするにはどうしたらいいか？」など、今後の対策を考えることができます。
おまけ Tagsの使い方
Tagsの使い方も自由ですが、Projectsは大カテゴリ、Tagsは小カテゴリと考えると分かりやすいと思います。
例えば、ブログの記録をするときに、Projectsは”ブログ”、Tagsは”ブログ更新45”など、ブログの記事数をTagsにしています。
Projectsは全ての記録に追加しておいたほうが集計の時に分かりやすいです。Tagsは追加してもしなくても、どちらでもいいと思います。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回ご紹介した機能は全て無料版で使えます。是非使い倒してください！
英語が分かるようになると、トグルのような海外のツールも簡単に使いこなせるようになります。この機会に英語の勉強も始めてみませんか？
Toggl Track(トグルトラック)は、チームの作業時間を記録して効率化をしたり、クリエイティブな仕事の時間を記録して請求の計算に使われたり、ビジネスの場で使用することが多いと思います。
しかし、それだけではなく勉強のモチベーションを上げてくれるツールとしても使えます。トグルを使って勉強のモチベーション継続する方法を紹介しています。
モチベーションが続かなくて困っている方は、是非こちらの記事も読んでみてください。
